שלושה כישורים רכים שכדאי לפתח בהפקת אירועים

הפקת אירועים היא אמנות שדורשת שילוב מדויק בין חזון לביצוע, בין יצירתיות לניהול, ובין תכנון למציאות. כל אירוע הוא עולם שלם שצריך להמציא מחדש. אין שני רגעים זהים, אין נוסחאות קבועות. בדיוק בגלל זה, אנחנו צריכים לפתח יכולות וכישורים רכים שיעזרו לנו להיות מקצועיים במה שאנחנו עושים.

סדר ואירגון

אחד המרכיבים החשובים ביותר בסדר וארגון הוא ניהול זמן , היכולת לנהל את המשימות שלנו בצורה חכמה כך שנוכל לעמוד ביעדים ולהפיק את המרב מכל יום עבודה. הנה כמה דגשים לניהול זמן נכון.

תיעדוף משימות

אנחנו אמנם מבצעים את כל המשימות, אבל חשוב לזהות אילו מהן קריטיות יותר לביצוע בכל שלב. משימות שדורשות יותר זמן וריכוז, משימות שיקדמו אותנו לצעד הבא בתהליך ומשימות שיש לבצע בשלב מסוים בהתאם לתכנון הכולל, משום שהן כוללות תהליכים ארוכים או תלויות בזמני אספקה מוגדרים. כשאנחנו יודעים למקד את האנרגיה שלנו במשימות הנכונות בזמן הנכון, אנחנו משפרים את היעילות ושומרים על קצב עבודה נכון.

עבודה על מספר פרויקטים במקביל

בהפקת אירועים, אנחנו לרוב עובדים על כמה פרויקטים בו-זמנית, כאשר כל אירוע נמצא בשלב אחר של הפקה. המשמעות היא שעלינו לפתח ראייה רוחבית, לנהל משימות במקביל ולוודא שהעבודה מתקדמת בכל הפרויקטים , במקום להתמקד בכל אירוע בנפרד עד לסיומו.

ההתקדמות דומה לניהול מטבח במסעדה, שבו כל מנה נמצאת בשלב אחר – יש מנות שכבר מוגשות, אחרות עדיין בתהליך הכנה, וחלק מהמצרכים רק נחתכו והוכנו לבישול. כדי שהכול יתנהל בצורה חלקה, השף והצוות חייבים לעקוב אחר כל המנות במקביל, לתזמן נכון את הבישול ולהבטיח שכל מנה תהיה מוכנה בדיוק ברגע הנכון. ארגון העבודה – שימוש בכלים כמו רשימות משימות, תכנון לוחות זמנים והגדרת מטרות ברורות יוצר סדר ומגביר את הפרודוקטיביות. כאשר העבודה מאורגנת היטב, אנחנו פועלים מתוך ביטחון ובהירות

תקשורת

הרבה יותר מהעברת מידע ,היא הדרך שבה אנחנו יוצרים חיבור עם אנשים. בכל יום אנחנו מתקשרים עם קולגות, לקוחות וספקים, וכל אחד מהם דורש גישה קצת אחרת. עם קולגות, חשוב לשתף פעולה בצורה פתוחה ויעילה, מול לקוחות, להבין את הצרכים והציפיות שלהם, ועם ספקים, לשמור על תיאום והבנה כדי לוודא שהכול קורה בדיוק כפי שתוכנן.

תקשורת טובה היא להיות ברורים, אבל גם קשובים. לדעת להסביר דברים בצורה פשוטה ונעימה, להבין מה הצד השני באמת צריך, ולדבר כך שכולם ירגישו חלק מהתהליך. לפעמים זה גם אומר לנהל שיחות פחות נוחות לתאם ציפיות, לפתור אי הבנות או להעביר מסרים מורכבים, אבל כשהדברים נעשים בצורה מכבדת ונעימה, זה הופך את הכול להרבה יותר פשוט.

בסופו של דבר, תקשורת היא הבסיס להצלחה. כשהיא נעשית נכון , היא יוצרת הרמוניה בין כל המעורבים, הופכת את העבודה למהנה וזורמת יותר, ומבטיחה שהאירוע יתקדם בצורה חלקה, גם כשהלו"ז צפוף והלחץ עולה.

יצירתיות

היכולת לחשוב אחרת, לראות חיבורים מפתיעים ולבחון דברים מזוויות חדשות. לפעמים הפתרון הכי טוב נמצא דווקא מחוץ לשגרה, ולפעמים אילוץ הופך להזדמנות שמובילה לרעיון טוב יותר מהמקור. יצירתיות היא גם גמישות, לדעת לשנות כיוון בלי לאבד את המטרה, לפתור בעיות בצורה חכמה, ולהעז לנסות דרכים חדשות כשהדרך המוכרת לא מתאימה. זה לשאול את השאלות הנכונות, לראות דברים אחרת, ולהפוך אתגרים להזדמנויות.